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Centros de Custos - Orientações sobre Convenio nº108/2018

Publicado: Terça, 30 Abril 2019 17:12 | Última Atualização: Quarta, 29 Mai 2019 15:00

O presente projeto visa fortalecer a extensão universitária da UFLA por meio de fomento de eventos de extensão de pequeno e médio porte, visando atender as comunidades interna e externa da universidade. Esta parceria busca atender a demanda por uma gestão administrativa e financeira necessária para realizar os eventos da UFLA, para isso, a FUNDECC contribuirá com sua experiencia e agilidade, inclusive para alocação de recursos materiais e financeiros para o efetivo apoio.

Vigente desde julho de 2018, foram realizados na UFLA 1290 atividades com um total de 26739 participantes.

 

A abertura de centro de custo é direcionada para os eventos onde haverá a necessidade de gestão financeiras de recursos oriundos de inscrições, patrocinios, doações e etc.

Para isso o coordenador da atividade deve encaminhar à PROEC o Oficio de Abertura de Centro de Custos e o Plano de trabalho do Evento. Caso já tenha aberto um centro de custos, ele deve encaminhar somente o Plano de Trabalho do evento.

 

O PRAZO PARA ENVIO É DE PELO MENOS 30 DIAS DE ANTECEDÊNCIA do inicio do evento.

Planos de trabalho enviados fora deste prazo serão recusados.

Após a avaliação da PROEC, será encaminhado à FUNDECC para abertura do Centro de Custos. Encerrado o evento, o responsável deverá encaminhar à PROEC um relatório do evento, relatando os gastos, incluindo coberturas na midia e fotos.

 

 

Apoio a eventos para gestão financeira – Fundecc (disponível em http://www.fundecc.org.br/nucleos-e-eventos/)

1 – O coordenador do evento encaminha a PROEC/UFLA um ofício solicitando o apoio da Fundecc na gestão financeira do evento (abertura de centro de custo); bem como, o planejamento do evento com a expectativa da receita e custos relacionados;

1.1 Gestão dos recursos via Sistema Conveniar.

2 – A Fundecc cadastra o projeto no sistema Conveniar e informa o login e senha do Coordenador.

3 – O Coordenador é comunicado, por email, do acesso ao sistema Conveniar (login e senha).

Caso seja necessário a inclusão de mais algum usuário o Coordenador deverá encaminhar um email informando o nome, CPF, email.

Receitas a serem creditadas

4 – A conta bancária para o depósito é:

Banco do Brasil – Agencia: 0364-6 – conta corrente: 95.133-1

***O deposito deverá ser realizado no caixa eletrônico ou transferência bancária, gentileza não realizar o depósito no caixa pois há cobrança de tarifa.

5 – Os comprovantes dos depósitos deverão ser encaminhados para o Setor de Projetos (Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.) para que seja realizado o reconhecimento da receita no sistema. O período para o envio dos comprovantes será definido juntamente com os coordenadores.

6 – Patrocínios

Para emissão de notas fiscais referente a patrocínios, a empresa deverá encaminhar a Comissão Organizadora do evento um documento sinalizando a intenção de patrocinar, bem como, o valor e as informações da empresa como: Razão Social, CNPJ, endereço completo.

Somente com o documento da empresa formalizando o patrocínio que a Fundecc emitirá a nota fiscal.

 

Utilização dos recursos

7 –      Deverá ser entregue na Fundecc o pedido de compra e, os 03 (três) orçamentos. Os orçamentos deverão conter o nome da Fundecc, data, validade da proposta e informações da empresa (CNPJ, endereço, contato, dentre outras). No orçamento obtido na empresa, o mesmo deverá conter assinatura do responsável e, caso seja encaminhado por email será necessário anexar o email.

***O pagamento será realizado somente APÓS a entrega do produto/serviço***

8 – A Fundecc irá consultar se a empresa está com a documentação regular (Certidão da Receita Federal,  CND FGTS, CND Estadual e Municipal) para entregar a Autorização de Fornecimento – AF.

9 – Após o serviço prestado o responsável deverá atestar a nota fiscal e, lançar o pedido de pagamento de pessoa jurídica no sistema Conveniar. A nota fiscal assinada e atestada deverá ser entregue no Setor de Projetos.

10 – Reembolso de despesas de palestrantes do evento.

Para o reembolso de combustível deverá ser entregue cópia do documento do veículo do palestrante e o cupom fiscal (***com a placa do veículo***). Para abastecimento em Lavras deverá ser retirado na Fundecc a Autorização de Fornecimento de combustível pois, há processo licitatório.

***Não será reembolsado combustível em veículos de terceiros.

A despesa de alimentação deverá ser por pessoa (palestrante), ou seja, individualmente. Não será aceito cupons fiscais com despesas coletivas, em grupo.

Os bilhetes de passagens aéreas que foram adquiridas para os palestrantes deverão ser entregues na Fundecc para fins de comprovação na prestação de contas financeira.

11 – Ressaltamos que combustível, passagem aérea e locação de veículos utilitários (com ou sem motorista) a Fundecc já possui processo licitatório e deverá ser entregue somente o pedido de compra.

***Todas as notas fiscais serão emitidas em nome da Fundecc (CNPJ: 07.905.127/0001-07)

11 –  A PROEC/UFLA tem acesso ao Sistema Conveniar para acompanhar a execução dos gastos do evento.

Os documentos podem ser acessados por meio destes links:

 

FORMULÁRIOS

 

Modelo de Oficio para Abertura do Centro de Custos

Modelo do Plano de Trabalho de Eventos

Modelo de Pedido de Compra

 

 

DOCUMENTOS

Convênio nº108/2018 - "Fortalecimento das atividades de Extensão na Universidade Federal de Lavras"

Plano de Trabalho do Convênio 108/2018