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Para registrar uma entidade de extensão o professor responsável deverá registrar a entidade no SIG, informando dados básicos e ressaltando o papel extensionista da entidade, após dar entrada no SIG, deve ser entregue na PROEC uma cópia da ata de posse e criação da Entidade de Extensão, com a assinatura do professor coordenador com reconhecimento de firma em cartório ou autenticada pelos técnicos administrativos da PROEC, sendo que neste caso os documentos deverão ser entregues pessoalmente pelo professor responsável. No caso de Empresas Juniores, além da ata de posse e criação, deverão entregar também o Estatuto da empresa.
Logo após a aprovação do chefe do Departamento e entrada dos documentos na PROEC, o núcleo será registrado e ficará disponível para que o professor coordenador acesse e faça as mudanças necessárias quanto aos integrantes do núcleo.
Ressaltamos que Núcleos de Estudos não podem ter personalidade jurídica própria para que estejam regulares com a Universidade. Aqueles Núcleos de Estudos que ativarem CNPJ junto à Receita Federal terão suas atividades suspensas na Universidade até que a regularização seja realizada.