Orientações sobre Convênio nº108/2018
O presente projeto visa fortalecer a extensão universitária da UFLA por meio de fomento de eventos de extensão de pequeno e médio porte, visando atender as comunidades interna e externa da universidade. Esta parceria busca atender a demanda por uma gestão administrativa e financeira necessária para realizar os eventos da UFLA, para isso, a FUNDECC contribuirá com sua experiencia e agilidade, inclusive para alocação de recursos materiais e financeiros para o efetivo apoio.
A abertura de centro de custo é direcionada para os eventos onde haverá a necessidade de gestão financeiras de recursos oriundos de inscrições, patrocinios, doações e etc.
Para cada evento, será elaborado um Subprojeto e seu respectivo Plano de Trabalho, que deverá ter a aprovação da parte financeira pela FUNDECC. Aprovada a parte financeira, o Subprojeto deve ser encaminhado à PROEC para aprovação do Conselho de Extensão e Cultura.
O PRAZOPARA ENVIO É DE PELO MENOS 60 DIAS DE ANTECEDÊNCIA do inicio do evento.
Trâmite para aprovação de um subprojeto
- O coordenador do subprojeto preenche e assina digitalmente o formulário;
- O coordenador encaminha para o Chefe de Departamento para aprovação e assinatura digital;
- O chefe do departamento devolve o subprojeto para o Coordenador anexando as portarias e/ou resoluções de aprovações do subprojeto e da participação de seus servidores,
- O Coordenador encaminha o subprojeto para o Setor de Projetos da FUNDECC para aprovação, anexando as portarias e/ou resoluções, conforme cláusula sétima do convênio 108/2018 (Da participação de servidores e discentes da UFLA no projeto);
- A FUNDECC encaminha para a PROEC (email: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.);
- Na PROEC, o subprojeto é analisado pela Câmara de Assessoramento e posteriormente, caso não seja solicitadas alterações é aprovado pela Presidente do Conselho de Extensão e Cultura da PROEC;
- A PROEC encaminha o subprojeto para as devidas providências da FUNDECC.
Trâmite para aprovação de solicitação de alteração de rubrica no plano de trabalho
- O Coordenador solicita a alteração à Fundação de Apoio (FUNDECC).
- A FUNDECC faz sua manifestação.
- A FUNDECC ouve o Gestor.
- O Gestor emite parecer e de devolve à FUNDECC.
- A FUNDECC encaminha à PROEC.
- A solicitação é analisada pela Câmara de Assessoramento e aprovada pela Presidente do Conselho de Extensão e Cultura
- A PROEC encaminha a solicitação para à FUNDECC.
- A FUNDECC comunica a decisão ao Coordenador.
- A FUNDECC adota as providências decorrentes.
Atribuições da PROEC:
- O Setor de Cursos e Eventos é responsável pelas orientações sobre os procedimentos para elaboração e aprovação de um subprojeto ou de alteração de rubrica em um plano de trabalho. As dúvidas devem ser encaminhadas para o e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.;
- Enquanto os subprojetos forem analisados pela Câmara de Assessoramento e aprovados pelo CONEC a Secretaria da PROEC ficará responsável pelo recebimento dos formulários e pelos encaminhamentos para a sua aprovação.
Apoio a eventos para gestão financeira – Fundecc (disponível em http://www.fundecc.org.br/nucleos-e-eventos/)
1 – O coordenador do evento encaminha a PROEC/UFLA o Subprojeto com seu respectivo palno de trabalho.
1.1 Gestão dos recursos via Sistema Conveniar.
2 – A Fundecc cadastra o projeto no sistema Conveniar e informa o login e senha do Coordenador.
3 – O Coordenador é comunicado, por email, do acesso ao sistema Conveniar (login e senha).
Caso seja necessário a inclusão de mais algum usuário o Coordenador deverá encaminhar um email informando o nome, CPF, email.
Receitas a serem creditadas
4 – A conta bancária para o depósito é:
Banco do Brasil – Agencia: 0364-6 – conta corrente: 95.133-1
***O deposito deverá ser realizado no caixa eletrônico ou transferência bancária, gentileza não realizar o depósito no caixa pois há cobrança de tarifa.
5 – Os comprovantes dos depósitos deverão ser encaminhados para o Setor de Projetos (Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.) para que seja realizado o reconhecimento da receita no sistema. O período para o envio dos comprovantes será definido juntamente com os coordenadores.
6 – Patrocínios
Para emissão de notas fiscais referente a patrocínios, a empresa deverá encaminhar a Comissão Organizadora do evento um documento sinalizando a intenção de patrocinar, bem como, o valor e as informações da empresa como: Razão Social, CNPJ, endereço completo.
Somente com o documento da empresa formalizando o patrocínio que a Fundecc emitirá a nota fiscal.
Utilização dos recursos
7 – Deverá ser entregue na Fundecc o pedido de compra e, os 03 (três) orçamentos. Os orçamentos deverão conter o nome da Fundecc, data, validade da proposta e informações da empresa (CNPJ, endereço, contato, dentre outras). No orçamento obtido na empresa, o mesmo deverá conter assinatura do responsável e, caso seja encaminhado por email será necessário anexar o email.
***O pagamento será realizado somente APÓS a entrega do produto/serviço***
8 – A Fundecc irá consultar se a empresa está com a documentação regular (Certidão da Receita Federal, CND FGTS, CND Estadual e Municipal) para entregar a Autorização de Fornecimento – AF.
9 – Após o serviço prestado o responsável deverá atestar a nota fiscal e, lançar o pedido de pagamento de pessoa jurídica no sistema Conveniar. A nota fiscal assinada e atestada deverá ser entregue no Setor de Projetos.
10 – Reembolso de despesas de palestrantes do evento.
Para o reembolso de combustível deverá ser entregue cópia do documento do veículo do palestrante e o cupom fiscal (***com a placa do veículo***). Para abastecimento em Lavras deverá ser retirado na Fundecc a Autorização de Fornecimento de combustível pois, há processo licitatório.
***Não será reembolsado combustível em veículos de terceiros.
A despesa de alimentação deverá ser por pessoa (palestrante), ou seja, individualmente. Não será aceito cupons fiscais com despesas coletivas, em grupo.
Os bilhetes de passagens aéreas que foram adquiridas para os palestrantes deverão ser entregues na Fundecc para fins de comprovação na prestação de contas financeira.
11 – Ressaltamos que combustível, passagem aérea e locação de veículos utilitários (com ou sem motorista) a Fundecc já possui processo licitatório e deverá ser entregue somente o pedido de compra.
***Todas as notas fiscais serão emitidas em nome da Fundecc (CNPJ: 07.905.127/0001-07)
12 – A PROEC/UFLA tem acesso ao Sistema Conveniar para acompanhar a execução dos gastos do evento.
FORMULÁRIOS
Modelo de formulário para elaboração de subprojeto
Modelo de Formulário para remanejamento de rubricas
DOCUMENTOS
Convênio nº108/2018 - "Fortalecimento das atividades de Extensão na Universidade Federal de Lavras"
Primeiro termo aditivo ao Convênio nº108/2018